A conciliação bancária é um instrumento de controle financeiro importante para a sua empresa, seja para cuidar do transporte de cargas, seja para os profissionais do agronegócio ou de outros setores.

Seu uso é fundamental para proporcionar a identificação de questões que podem provocar prejuízos graves para o seu negócio e, até mesmo, ocorrências de fraudes.

Você sabe como adotar essa prática em sua empresa? Vamos trazer as principais informações, a seguir. Aproveite e tire as suas dúvidas!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária diz respeito à capacidade de comparar a entrada e a saída de valores do seu negócio, que estejam lançadas em determinado período. Ela é realizada a partir da comparação dos extratos bancários das contas do seu empreendimento com o controle interno do setor contábil ou financeiro.

Isso porque o setor interno deverá acompanhar tanto os recebimentos quanto o pagamento de valores no dia a dia, e verificar se está tudo correto em relação às transações realizadas na instituição bancária.

Pode parecer um processo simples, mas ele tem uma grande importância. Por exemplo, é por meio dele que pode ser identificada uma falha ocorrida na instituição bancária ao computar um débito que não foi autorizado pela sua empresa — e, assim, entrar em contato para resolver o erro.

Da mesma forma, sua companhia pode ter registrado o pagamento de uma conta — por exemplo, o acerto do valor de aluguel do espaço no qual há o armazém — que, na verdade, não foi realizado.

Isso pode ocorrer por uma falha humana ou por um software que não tenha feito o registro junto à instituição bancária, por falha na integração de processos.

Ao fazer a comparação entre os dados internos e os extratos bancários, é possível identificar esse erro rapidamente. Com isso, pode-se acertar o pagamento antes que gere problemas para o seu negócio — como a incidência de altos juros sobre a dívida.

Isso vale, também, para a conferência de valores relacionados às vendas no crédito. Por exemplo, os recebíveis entraram, de fato, na data estimada? Se não, como a empresa deve proceder em relação ao delay? Essas questões são fundamentais para um bom planejamento financeiro.

Quais são as suas vantagens?

A adoção da conciliação bancária é fundamental para proporcionar o avanço necessário para o sucesso do seu negócio. Confira, a seguir, as principais vantagens de sua adoção.

Controle de recebíveis

Quando a sua empresa atua com crédito, é comum precisar de um controle relacionado aos recebíveis. Isso porque o registro da entrada do valor, a partir das vendas, é feito no setor interno. Porém, há uma espera para que o dinheiro caia na sua conta, que é o tempo da compensação pelas empresas de crédito.

A conferência bancária, portanto, permite um melhor controle dessas questões, além do planejamento para não prejudicar o fluxo de caixa do seu negócio.

Essa também pode ser uma forma de identificar se há necessidade, por exemplo, de contar com a antecipação de recebíveis como estratégia para uma melhor gestão financeira da sua empresa.

Melhora do planejamento financeiro

A conciliação bancária é utilizada, justamente, como um importante mecanismo de controle efetivo de movimentações financeiras. Com isso, é possível identificar como estão sendo as movimentações do negócio.

Ao analisar essas questões, é possível identificar se a empresa está atuando no positivo ou se há falhas que possam levar a prejuízos, otimizando a organização financeira.

Isso será fundamental, por exemplo, para mostrar solidez para captar recursos financeiros para sua transportadora.

Identificação de fraudes internas

A conferência bancária permite a comparação entre os dados internos e da instituição. Assim, caso tenha algum problema, é possível analisar se há fraudes praticadas por profissionais contratados ou por clientes agindo de má-fé.

Por exemplo, uma ação comum que ocorre no mercado é a fraude do Pix: a pessoa envia o comprovante do agendamento da transferência e o pagamento é confirmado. Depois, ela cancela a transferência e a empresa fica no prejuízo.

Outros tipos de problemas são as fraudes no cartão de crédito e o uso de cheques sem fundo — ou que não foram compensados na conta da empresa.

Qual é a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

Alguns gestores podem ter dificuldade de entender a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa, como se fossem semelhantes. Na verdade, há diferenças entre esses controles.

O fluxo de caixa diz respeito ao registro formal de entrada e saída de finanças. Ele deve ser feito diariamente para identificar os fluxos financeiros e as tendências em determinado período.

O fluxo de caixa é um controle interno, ou seja, ele não tem relação com dados externos — como os de instituições bancárias —, sendo acompanhado apenas pelos registros que os profissionais fazem.

Esses registros são utilizados para a conferência entre as informações internas da empresa e os extratos bancários, sendo uma das partes da conciliação bancária.

Como fazer uma planilha de conciliação bancária?

A planilha de conciliação bancária é fundamental para que você consiga manter um bom controle financeiro. Por isso, contar com os mecanismos adequados permite que você acompanhe os dados com maior precisão. Nisso, a planilha de conciliação bancária poderá ser a sua maior aliada.

O documento permite que você insira os dados, e as fórmulas já oferecem todas as informações de forma atualizada. Para quem quer algo mais tradicional, a Secretaria de Fazenda do Espírito Santo (Sefaz-ES) tem um modelo que pode ser incorporado pelo seu negócio.

Contudo, uma boa opção é contar com uma solução que tenha essa função incorporada internamente. Com isso, o controle funciona de forma automatizada, com mais eficiência.

O responsável pela conciliação bancária deverá ser o profissional do setor financeiro ou da área de contabilidade. Se o seu negócio terceiriza esse serviço, a empresa parceira será a encarregada por esse controle.

Qual é a frequência ideal para fazer a conciliação bancária?

Diferentemente do fluxo de caixa, que precisa de um acompanhamento mais próximo e, portanto, deve ser feito diariamente, a conciliação bancária pode ser feita com um espaçamento maior. Ainda mais quando falamos de negócios que atuam, em alguma medida, com recebíveis de vendas ou contratações em crédito.

As frequências recomendadas podem variar entre quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou, em alguns casos mais simples, anual. Isso dependerá do fluxo financeiro da sua empresa: mais transações precisam de um acompanhamento mais próximo.

A conciliação bancária é uma prática importante e que demanda bastante atenção. Por isso, fique atento para sua realização, pois é um importante instrumento de gestão da empresa.

Aproveite e confira todas as dicas para construir um planejamento financeiro eficiente para o seu negócio.